دارة الملك عبدالعزيز تشرح الفروق بين الوثائق الرسمية والوثائق الشخصية

في إطار جهودها التوعوية لتعزيز الثقافة الوثائقية لدى الأفراد والمؤسسات، أوضحت دارة الملك عبدالعزيز الفرق بين الوثائق الرسمية والوثائق الشخصية، مؤكدة أهمية التمييز بينهما للحفاظ على دقة التوثيق وصون الذاكرة الوطنية من الخلط.

وذكرت الدارة أن الوثائق الرسمية هي التي تُعد وتُصدر من قبل الجهات الحكومية أو الرسمية، وتأتي ضمن سياق العمل الإداري أو المؤسسي أو القانوني، بينما الوثائق الشخصية فهي تلك التي يحتفظ بها الأفراد وتتعلق بشؤونهم الخاصة، دون أن تكون مرتبطة بأي جهة رسمية.

وأشارت إلى أن الوثائق الرسمية تمتاز بعدة خصائص، منها: صدورها من جهة رسمية، وارتباطها بوظيفة أو نشاط حكومي، وخضوعها للأنظمة والتنظيمات، مما يمنحها موثوقية عالية كمصدر لتوثيق الأعمال المؤسسية. أما الوثائق الشخصية، فهي ناتجة عن مراسلات أو مناسبات خاصة، وتخضع للاجتهاد الشخصي وتُستخدم غالبًا كأدلة في الجوانب الاجتماعية أو الأسرية.

وأكدت دارة الملك عبدالعزيز أن حفظ الوثائق الرسمية والشخصية على حدٍ سواء يُسهم في بناء صورة متكاملة للتاريخ الوطني، داعية إلى ضرورة توخي الدقة والتمييز عند التوثيق أو الأرشفة، بما يضمن سلامة المعلومات وصيانة الذاكرة السعودية.